Tilitoimiston vaihtaminen on helpompaa kuin luulet

Tilitoimiston vaihtaminen on yrittäjälle usein pienempi urakka kuin moni luulee, sillä uusi tilitoimisto auttaa vaihdon käytännön järjestelyissä. Sinun tehtäväksesi jää lähinnä päätös vaihdosta, vanhan sopimuksen irtisanominen ja tarvittavien valtuuksien antaminen. Uusi tilitoimisto huolehtii siitä, että tarvittavat aineistot saadaan siirrettyä ja yhteistyö pääsee sujuvasti alkuun.

Milloin tilitoimiston vaihto kannattaa?

Useimmiten syy on arkinen. Vastauksia ei tule ajoissa, yhteyshenkilö vaihtuu tuon tuosta tai raportit valmistuvat niin myöhään, ettei niistä ole apua päätöksenteossa. Joskus yritys on myös kasvanut, ja tarvitaan palkanlaskentaa tai myyntireskontran hoitoa, jota nykyinen tilitoimisto ei tarjoa. Vaihtaminen on tavallinen asia, ja se hoituu yleensä rauhallisesti ja yhteisymmärryksessä.

Paras ajankohta on tilikauden vaihde, koska silloin vanha ja uusi kirjanpito erottuvat siististi toisistaan. Siksi moni vaihtaa tilitoimistoa vuodenvaihteessa. Jos tilikautesi päättyy silloin, syksy on hyvä aika aloittaa, sillä irtisanomisaika ja aloituspalaveri vievät oman aikansa. Tilitoimiston vaihtaminen onnistuu kuitenkin myös kesken tilikauden, ja silloin ratkaisee lähinnä nykyisen sopimuksen irtisanomisaika.

Miten valita uusi tilitoimisto, jos haluat vaihtaa tilitoimistoa?

Tilitoimiston valinnassa auttaa muutama kysymys: kuka on yhteyshenkilösi, miten hänet tavoittaa ja mitä hintaan kuuluu. Tarjouksia on helpompi verrata, kun tietää, mistä kirjanpidon hinta muodostuu. Kysy myös, mitä palveluita tilitoimisto hoitaa ja voitko jatkaa nykyisellä ohjelmallasi.

Mitä vanhalta tilitoimistolta tarvitaan?

Ensin irtisanotaan nykyinen sopimus. Irtisanomisaika riippuu sopimuksesta, joten tarkista se omasta sopimuksestasi ennen kuin sovit uuden tilitoimiston aloituspäivän. Sopimuksesta näet myös, miten irtisanominen tehdään.

Uusi tilitoimisto tarvitsee vanhalta kirjanpitoaineiston eli kirjanpidon ja tositteet, edellisen tilinpäätöksen sekä palkkatiedot, jos palkanlaskentakin siirtyy. Aineistot pyydetään yleensä yrittäjän puolesta, tai vanha tilitoimisto toimittaa ne, kun sovitut työt on tehty. Sinun ei tarvitse itse hoitaa pyyntöjä.

Tilitoimisto tarvitsee luvan hoitaa yrityksesi asioita myös viranomaisten kanssa. Verohallinnon ja tulorekisterin asioissa lupa annetaan Suomi.fi-valtuuksilla. Yrityksen edustaja, esimerkiksi toimitusjohtaja tai muu nimenkirjoittaja, antaa tilitoimistolle valtuuden Suomi.fi-palvelussa tai hyväksyy tilitoimiston lähettämän valtuuspyynnön. Tunnistautumiseen tarvitset yleensä pankkitunnukset. Jos yritystä edustavat vain kaksi henkilöä yhdessä, valtuuden vahvistavat molemmat.

Kirjanpito ja sen aineisto ovat lain mukaan aina yrityksen omalla vastuulla, vaikka tilitoimisto hoitaa ne puolestasi. Siksi vaihdossa sovitaan, missä aineisto on ja kuka sitä säilyttää. Me käymme aineiston läpi yhdessä kanssasi, jotta tiedät, mitä on siirtynyt ja mitä mahdollisesti puuttuu. Jos jotain jää puuttumaan, pyydämme sen vanhalta tilitoimistolta.

Miten yrityksesi taloushallinnon siirto hoituu, kun ohjelma vaihtuu tai pysyy?

Useimmiten voit jatkaa nykyisellä ohjelmallasi. Työskentelemme ohjelmilla Procountor ja Fennoa, ja käytössä on myös Netvisor. Jos yrityksesi käyttää jotakin niistä, saamme käyttöoikeudet samaan ohjelmaan, eikä päivittäinen tekeminen muutu. Tositteet ja laskut kulkevat entiseen tapaan, ja vain kirjanpitäjä vaihtuu. Jos et ole vielä varma ohjelmasta, mietimme yhdessä, mikä sopii yrityksesi arkeen.

Jos ohjelma vaihtuu, tilien saldot siirretään uuteen ohjelmaan ja laskujen vastaanotto ohjataan sinne. Sovimme silloin etukäteen, mistä päivästä alkaen uudet laskut tulevat uuteen ohjelmaan. Siirtotyön mahdollisesta hinnasta sovimme aloituspalaverissa, ennen kuin mitään aloitetaan.

Näin tilitoimiston vaihtaminen meille käy

Olemme 11 hengen auktorisoitu tilitoimisto Tuusulan Kellokoskella, ja olemme hoitaneet yritysten taloushallintoa 35 vuotta. Vaihto alkaa aloituspalaverista, jonka voit pitää toimistollamme, puhelimessa tai sähköisesti. Aloituspalaveri kuuluu hintaan. Käymme siinä läpi yrityksesi tilanteen eli yhtiömuodon, palkansaajien määrän, nykyisen ohjelman ja sen, mitä haluat meidän hoitavan. Sen jälkeen sovimme aikataulun yhdessä. Puhelut kuuluvat myös hintaan, eikä kello käy, kun soitat meille. Haluamme tuntea asiakkaamme ja heidän liiketoimintansa, jotta yhteistyö on alusta asti mutkatonta. Vaikka arjen asiat hoituisivatkin sähköisesti, toimistolle saa aina tulla käymään.

Vaihdon kesto riippuu muun muassa irtisanomisajasta, aineistojen saapumisesta ja siitä, vaihtuuko ohjelma. Siksi emme lupaa päivämääriä ennen kuin tiedämme tilanteesi.

Me hoidamme yhteydenpidon ja aineistopyynnöt vanhaan tilitoimistoon. Sinulle jää muutama selkeä tehtävä: irtisanoa nykyinen sopimus, antaa valtuudet ja kertoa, mitä haluat meidän hoitavan. Voit antaa meille koko taloushallinnon tai vain osan siitä. Tilitoimistopalvelumme sisältävät kirjanpidon, palkanlaskennan, veropalvelut, myyntilaskutuksen ja ostolaskujen maksatuksen.

Kuvitellaan esimerkiksi kolmen hengen osakeyhtiö Järvenpäässä, joka haluaa vaihtaa tilitoimistoa tilikauden vaihteessa ja jatkaa samalla ohjelmalla. Yrittäjä irtisanoo vanhan sopimuksen syksyllä ja soittaa meille. Aloituspalaverissa käymme läpi yrityksen tilanteen ja sovimme, että uusi kirjanpito alkaa uuden tilikauden ensimmäisestä päivästä. Yrittäjä antaa meille käyttöoikeudet ohjelmaan ja valtuudet Suomi.fi-palvelussa, ja me pyydämme aineistot vanhalta tilitoimistolta. Kun uusi tilikausi alkaa, tositteet kulkevat ohjelmaan kuten ennenkin, mutta kirjanpito on nyt meillä. Lisää tietoa järvenpääläisille yrityksille tarjoamastamme palvelusta löydät sivulta tilitoimisto Järvenpään yrityksille.

Jos mietit tilitoimiston vaihtamista, soita tai tule käymään, niin käydään tilanteesi läpi. Toimistomme Kellokoskella osoitteessa Hanslankarintie 8 on avoinna ma–to klo 9–15. Perjantaisin toimisto on kiinni, mutta tavoitat meidät silloin puhelimitse ja sähköisesti.